De eerste stap in een goede praktijkadministratie is gezet. Vetocare is zo ingericht, dat je heel gemakkelijk zelf aan de slag kunt. Om je een beetje verder op weg te helpen, hebben we hier een kort stappenplan beschreven om goed van start te gaan.
1. Praktijkgegevens instellen
De praktijkgegevens zijn alleen voor het gebruik binnen jouw administratie, je hoeft dus niet bang te zijn deze gegevens worden gebruikt voor het afsluiten van een abonnement of iets dergelijks. De ingestelde praktijknaam, adresgegevens en logo zullen vanuit de praktijkgegevens automatisch worden getoond op sjablonen voor bijvoorbeeld brieven, e-mails en facturen. Dit scheelt bij de volgende stappen een hoop tijd en overtypen van deze gegevens.
Lees meer over de praktijkgegevens in ons helpcentrum:
Praktijkgegevens instellen
2. Standaardberichten personaliseren
We hebben Vetocare uitgerust met een aantal standaardberichten. Deze standaardberichten worden gebruikt als sjablonen voor de verschillende e-mails, zoals het sturen van een herinnering of factuur. De standaardberichten zijn via de instellingen aan te passen, zodat deze beter aansluiten bij jouw bedrijf en manier van communiceren.
Om tijd te besparen zijn voor ieder type standaardbericht een aantal dynamische velden beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan datum en tijd bij een afspraakbevestiging of het totaalbedrag bij een factuur. Deze velden worden automatisch vervangen met de juiste informatie op het moment van versturen. Hier kunnen in veel gevallen ook de gegevens uit de vorige stap worden gebruikt, zodat je niet steeds je Praktijknaam, telefoonnummer of KVK-nummer hoeft in te vullen.
Heb je per ongeluk een account aanmaakt in een andere taal? Het kan dan zijn dat de voorbeeldsjablonen in de verkeerde taal zijn aangemaakt. Neem in dat geval even contact op met onze helpdesk om de sjablonen te herstellen in de juiste taal.
Lees meer over standaardberichten in ons helpcentrum:
Standaardberichten personaliseren
3. Rapportage sjablonen en formulieren aanpassen
Verslaglegging is een belangrijk onderdeel van een goede patiëntenadministratie. Omdat verslaglegging per specialisme kan verschillen, is het binnen Vetocare mogelijk om je eigen sjablonen of protocollen aan te maken. Deze rapportage sjablonen kunnen vervolgens op verschillende manieren worden gebruikt. De meest gebruikte manier om een rapportage in te vullen is bij de verslaglegging van een Consult of Behandeling. Het sjabloon Consult is dan ook als voorbeeld opgenomen in de rapportage sjablonen.
Naast het zelf invullen van een rapportage is het ook mogelijk om een rapportage te laten invullen door de cliënt. Dit kan door een eenmalige link aan te maken of een rapportage sjabloon te koppelen aan een standaardbericht. Hiernaast kan een rapportage ook nog worden gekoppeld aan de Vetocare Online Intake functie, waarmee automatisch een rapport per dier door de client kan worden ingevuld. Denk hiervoor aan een Anamnese of Pijnscore formulier. We gaan op een later moment dieper in op het delen van rapporten de Online Intake.
Ons advies is om eenvoudig te beginnen met een aanpassing aan het Consult of het maken van een Feedback formulier en bekend te raken met de verschillende opties voor het maken van invoervelden en tussenkopjes.
Meer over rapportages en sjablonen in ons helpcentrum:
Sjablonen beheren
4. Diersoorten toevoegen
Het kan natuurlijk zo zijn dat je alle diersoorten behandeld, maar voor sommige specialisten is deze lijst niet zo lang. Het is altijd mogelijk om bij het invoeren van een dier ter plekke een nieuwe diersoort aan te maken, maar het kan ook direct via de instellingen. Als opstart hebben we Hond, Kat en Paard al voor je toegevoegd.
Ga naar de instellingen om de diersoorten aan te passen of aan te vullen:
Diersoorten beheren
5. Cliënt- en diervelden aanpassen
Bij het aanmaken van een nieuw Vetocare account hebben we de meest gebruikte velden voor Cliënten en Dieren al ingeschakeld. Maar misschien heeft jouw praktijk bepaalde velden helemaal niet nodig of zijn er juist velden die je aan het dossier van een dier wilt toevoegen. Dit kan via de instellingen binnen Vetocare en onderstaande link laat precies zien hoe dit werkt.
We hebben ook de Online Intake al even eerder voorbij zien komen. Bij het aanpassen van de velden kun jij ook bepalen welke velden jouw cliënt zelf al zou kunnen - of zelfs moeten - invullen bij de Online Intake. Je hoeft natuurlijk niet direct alle velden te laten invullen door de cliënt, maar het is wel prettig dat een groot deel van de gegevens door de cliënt zelf thuis al ingevuld kan worden. Denk hierbij vooral aan foutgevoelige zaken als geboortedatum, chipnummer en paspoortnummer.
We hebben er bewust voor gekozen om vaste velden toe te voegen aan de dossiers, omdat veel mensen in eerste instantie de neiging hebben om velden op te nemen in het dossier, die eigenlijk thuishoren bij een bepaalde casus of behandeling. Vandaar dat wij van mening zijn, dat vragen over specifieke gevallen of een bepaalde afspraak, thuishoren in de rapportages en niet in de basisgegevens van een dier.
Meer informatie over het aanpassen van de basisgegevens:
Dier- en clientvelden instellen
Met deze eerste 5 stappen ben je al een heel stuk op weg naar jouw eigen praktijkadministratie. Je bent nu klaar om de eerste cliënten, dieren en afspraken te gaan toevoegen aan jouw administratie.