Peppol, wat staat voor "Pan-European Public Procurement On-Line", is een netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om elektronische documenten, zoals facturen, op een gestandaardiseerde manier uit te wisselen.
Het systeem is ontworpen om de efficiëntie van het inkoopproces te verbeteren en de administratieve lasten te verlichten. Peppol maakt gebruik van een set van technische specificaties en standaarden die ervoor zorgen dat documenten veilig en betrouwbaar worden verzonden tussen verschillende partijen, ongeacht hun locatie of het systeem dat ze gebruiken.
Het Peppol-netwerk werkt via een serie van zogenaamde Access Points. Deze Access Points fungeren als poorten die de communicatie tussen verschillende systemen mogelijk maken. Wanneer een bedrijf een factuur verzendt via Peppol, wordt deze eerst omgezet naar het juiste formaat en vervolgens verzonden naar het Access Point van de ontvanger.
Dit zorgt ervoor dat de factuur op een uniforme manier wordt ontvangen, wat de kans op fouten vermindert en de verwerkingstijd versnelt. Door deze gestandaardiseerde aanpak kunnen bedrijven eenvoudig samenwerken met verschillende partners, ongeacht hun technologische infrastructuur.
En nu?
Klinkt natuurlijk allemaal mooi (en ingewikkeld), maar waarom is er zoveel over Peppol te doen op dit moment? Dit komt omdat e-facturatie en daarmee Peppol van 1 januari 2026 verplicht is voor Belgische ondernemers. Vanaf 1 januari moeten alle facturen tussen bedrijven via Peppol worden verstuurd.
Wat betekent dit precies voor Belgische dierspecialisten?
De nieuwe wetgeving zegt dat alle btw-plichtige ondernemers die factureren aan andere bedrijven dit moeten doen via het Peppol-netwerk. Het is dus niet meer voldoende om een factuur op papier af te drukken of een pdf via e-mail te versturen.
Op dit moment levert de nieuwe wetgeving vooral vragen en stress op en zijn er zelf veel ondernemers die overwegen te stoppen met ondernemen. Toch zijn er ook een aantal voordelen voor Peppol te bedenken.
Key Takeaways
- Peppol is een netwerk dat elektronische facturatie mogelijk maakt en de uitwisseling van e-facturen vergemakkelijkt.
- Het gebruik van Peppol biedt voordelen zoals kostenbesparing, efficiëntie en snellere verwerking van facturen.
- In de dierzorgsector kan Peppol helpen bij het stroomlijnen van facturatieprocessen en het verbeteren van de efficiëntie.
- Bedrijven kunnen Peppol implementeren door zich aan te sluiten bij een Peppol Access Point en het gebruik van Peppol-compatibele software.
De voordelen van Peppol voor e-facturatie
Een van de belangrijkste voordelen van Peppol is de tijdsbesparing die het met zich meebrengt. Door het automatiseren van het facturatieproces kunnen bedrijven tijd en middelen besparen die anders besteed zouden worden aan handmatige invoer en controle. Dit leidt niet alleen tot lagere administratiekosten, maar ook tot een snellere doorlooptijd van betalingen en minder fouten bij het invoeren van facturen.
Bovendien draagt de implementatie van Peppol bij aan duurzaamheid, omdat het gebruik van papier aanzienlijk wordt verminderd, wat bijdraagt aan milieuvriendelijke bedrijfsvoering.
Peppol in de dierzorg: een praktijkvoorbeeld
In de sector van de dierzorg zijn er tal van mogelijkheden om Peppol te implementeren. Neem bijvoorbeeld een dierenkliniek die regelmatig samenwerkt met leveranciers van medicatie en voedingsmiddelen. Door gebruik te maken van Peppol kunnen zij hun facturen elektronisch verzenden en ontvangen, wat niet alleen de administratieve lasten vermindert, maar ook zorgt voor snellere betalingen aan leveranciers.
Of denk bijvoorbeeld aan situaties waarin je zelf facturen verstuurd aan zakelijke klanten, andere dierenpraktijken of stichtingen. Ook zij zullen jouw facturen direct in hun boekhoudpakket ontvangen via het Peppol-netwerk. Hierdoor hoeft er minder controle plaats te vinden, blijven facturen niet hangen in een volle mailbox en zijn facturen over het algemeen sneller verwerkt.
Hoe kan ik Peppol implementeren in mijn bedrijf?
De volgende stappen helpen je op weg om klaar te zijn voor de nieuwe wetgeving:
- Onderzoek de vereisten voor Peppol-implementatie in jouw bedrijf
- Implementeer de benodigde software en systemen voor Peppol
- Test de Peppol-implementatie in samenwerking met je serviceprovider
- Licht medewerkers in over de eisen voor het gebruik van Peppol
- Start met het verzenden en ontvangen van e-facturen via Peppol
Peppol en Vetocare
Maak je al gebruik van Vetocare, dan hoef je voor het verzenden van je facturen niet veel te doen. Wij zorgen ervoor dat alles geregeld is om direct facturen te versturen via Peppol. Voor zakelijk klanten uit België hoef je er alleen maar voor te zorgen dat je het juiste btw-nummer of ondernemingsnummer hebt opgeslagen bij de klant.
Uiteraard houden wij onze klanten op de hoogte van de ontwikkelingen en zullen eventuele wijzigingen in jouw Vetocare-omgeving op tijd kenbaar maken.
Omdat Vetocare geen inkomende facturen verwerkt, zul je hiervoor moeten controleren of je huidige boekhoudpakket is aangesloten op het Peppol-netwerk. De meeste boekhoudpakketten uit België en Nederland zijn al aangesloten op Peppol, maar het is toch goed om dit even te controleren bij je leverancier.