In Vetocare kun je natuurlijk al producten aanmaken en deze toewijzen aan een patiënt. Het komt alleen soms voor dat je een handeling misschien niet los wilt doorberekenen of dat je regelmatig dezelfde producten gebruikt bij een bepaalde ingreep. In dit artikel geven we een aantal tips die je hierbij kunnen helpen.
Vaste toeslag
We beginnen met de vaste toeslag, omdat deze ook bij productbundels en productvarianten opnieuw voorbijkomt. Het is dus goed om een beeld te hebben van de mogelijkheden en werking van de vaste toeslag in Vetocare.
Met de vaste toeslag heb je de mogelijkheid om een vast bedrag te berekenen voor een extra handeling bij de verkoop van een product. Je zou dit ook als een losse regel op de factuur kunnen plaatsen, maar soms is het meer gepast om deze direct door te berekenen. En in sommige gevallen kun je de handeling ook niet als marge opnemen omdat bepaalde handelingen niet altijd gekoppeld zijn aan de hoeveelheid van het product.
Enkele voorbeelden waarbij dit het geval kan zijn, zijn bijvoorbeeld:
- Een toeslag voor het bereiden van een recept;
- Een toeslag voor het registreren van een chip;
- Een toeslag voor het toedienen van een medicijn.
Bij deze voorbeelden maakt het aantal of type van het product niet altijd uit en kun je dus de vaste toeslag gebruiken om de handeling in de prijs op te nemen. Vetocare zal bij de facturatie de prijs automatisch verwerken in het bedrag op de factuur.
Dit werkt dan als volgt:
Stel een product kost € 1,00 per milliliter en je dient 10 milliliter toe, de vaste toeslag is vervolgens € 15,00 voor het toedienen van het product. De prijs zal dan vervolgens niet als € 1,00 per milliliter worden doorbereken maar als € 2,50 per ml. Deze prijs komt dan voort uit de productprijs van € 1,00 + € 1,50 vaste toeslag verdeeld over de toegediende hoeveelheid (€ 15,00 / 10 ml). En dit wordt allemaal automatisch verwerkt, zonder extra rekenwerk.
Productbundels
Sommige behandelingen, operaties of ingrepen bestaan vaak uit een aantal vaste handelingen, waarbij regelmatig dezelfde producten gebruikt worden. Hierbij kun je denken aan zaken als voorrijkosten, starttarief, sedatiemiddelen, ontsmettingsmateriaal, etc. En dan komt hier vaak de behandeling zelf nog bij. Om te zorgen dat je niet bij iedere ingreep een lijst met producten en diensten bij elkaar hoeft te zoeken, kun je deze klaarzetten in productbundels.
In de productenbundels kies je vooraf de producten en kun je eventueel alvast een hoeveelheid per product aangeven. Bij het toewijzen van een bundel bij een dier kunnen de daadwerkelijk gebruikte aantallen worden ingevoerd en kunnen eventuele batchnummers worden geselecteerd. Het gebruik van productbundels scheelt dus een hoop tijd en voorkomt dat er wordt vergeten om bepaalde producten in rekening te brengen of af te boeken van de voorraad.
En de vaste toeslag van hierboven kan ook gewoon worden toegepast als dit nodig is. Mocht het toedienen van een product onderdeel zijn van de ingreep kan er ook worden gekozen om de toeslag niet toe te passen.
Productvarianten
De nieuwste aanvulling op onze functies is het gebruik van productvarianten. Het kan namelijk zo zijn dat door het toevoegen van een vaste toeslag op een medicijn, het product als dienst wordt aangemerkt en bijvoorbeeld moet worden doorberekend met een ander btw-tarief. Of een ander voorbeeld is de verkoop van een chip met of zonder registratie. Het gaat hier in beide gevallen om hetzelfde product maar met een andere verkoopprijs, beschrijving of zelfs btw-tarief.
Dit zou natuurlijk opgelost kunnen worden door de producten als losse producten in te voeren, echter delen bovenstaande voorbeelden wel dezelfde voorraad en batchnummers. Het delen van de voorraad maakt het allemaal net iets ingewikkelder en daarom hebben we de functie productvarianten bedacht.
Met een productvariant maak je met een enkele klik een kopie van het hoofdproduct, bijvoorbeeld een medicijn. Vervolgen geef je de nieuwe variant een andere naam en pas je bijvoorbeeld de vaste toeslag toe en kies je het juiste btw-tarief aan. De nieuwe variant verschijnt vervolgens gewoon tussen de producten, maar maakt gebruik van de voorraad van het hoofdproduct. Het is dus niet meer nodig om handmatig correcties op de voorraad of bepaalde batchnummers toe te passen.
Ter inspiratie nog enkele situaties waarbij je een productvariant zou kunnen toevoegen:
- Een afwijkend btw-tarief bij voorschrijven of toedienen van een producten.
- Een product met of zonder vaste toeslag, bijvoorbeeld voor het wel of niet registeren van een chip.
- Een product met een afwijkende dosering, wachttijd of toelichting afhankelijk van diersoort.
- Een variant met een afwijkende prijs of margeregel.
- Een variant met een afwijkende productgroep voor de omzetrapportage.
En de productvarianten kunnen vervolgens ook in combinatie met de productbundels worden gebruikt. We hopen dat je met deze tips een hoop tijd en rekenwerk kunt besparen op de momenten dat er echt belangrijk werk gedaan moet worden.